电力企业区域集中采购优化管理研究

        采购管理是实现企业“降本增效”战略目标的有效途径。本文基于大唐集团华中区域采购管理模式和集中采购流程现状，从组织结构、采购流程、供应商管理和信息化建设等方面分析研究，提出了优化管理方案。实践证明，优化管理方案有利于充分发挥集中采购优势，避免分散采购人力和时间成本的浪费，同时也有利于企业建成集约化供应链管理体系，提高采购整体质量和效率。

        为保证企业市场竞争优势和提高生产经营效率，越来越多的企业重视内外部资源的优化配置与相互协同，强调以集成化思想整合供应链中的商流、资金流和信息流，以实现供应整体效益最优，同时也有利于优化企业资金配置，提高企业市场核心竞争优势。2012年以来，大唐集团开始实施集中采购管理模式，有效提高了采购质量和效率。随着能源和环境问题的日益严峻，能源市场竞争也愈加激烈,需继续改进和优化集中采购管理模式和流程，以完善集约化供应链管理体系，提高企业采购活动整体效率。

        区域集中采购优化管理。区域集中采购模式整体优化管理包括“结构调整、业务优化和制度优化”三个部分。结构调整主要是针对目前集中采购各参与部门，进一步发挥出集中采购的优势和提高采购执行质量和效率。同时依据优化后的组织结构进一步优化工作界面，加强企业内部和供应链上下游之间的联系，提高信息沟通效率。业务优化指结合实际适当精简采购流程，避免重复工作增加企业集中采购时间成本和人力成本。制度优化主要包括两方面内容，其一是加强战略采购，缩减和优化供应商，围绕供应链管理理念进行供应商分级管理；其二是完善信息化集中采购平台，积极开发供应商管理平台，实现企业集中采购活动全过程信息化管理。

        区域集中采购的主要参与者包括区域物资公司业务部门、集团分子公司采购管理部门及基层企业采购执行部门。在采购方案制定、供应商选择和签订合同时可能会出现职能分散、交叉、信息不对等现象，容易影响决策制定的有效性和可靠性。区域物资公司作为集中采购的服务单位，担负着各需求单位采购执行的“串联者”角色。

        完善采购组织架构主要是将集中采购按金额和类型划分为二级和三级管理，并发挥区域物资公司的专业服务职能，既能提高决策的效率，又能保障采购的合理性和质量可靠性。采购决策按照金额由各省公司（二级）和基层企业（三级）负责，区域物资公司主要提供采购服务支持。区域物资公司在采购方案制定阶段接入，提供市场行情、供应商信息和法律支持，在合同订单执行阶段开展长协管家服务，加强采购的售中和售后服务，形成闭环管理。此外，在集中采购管理组织架构内部新增“采购管理小组”，负责对接企业物资集中采购工作，既可以保证企业“扁平化”组织结构的优势，提高信息传递和决策效率，又能全面培养符合公司集中采购管理的复合型人才，以此不断提高企业集中采购管理水平。另一方面，新增“供应链协调小组”，统筹管理协调企业与外部供应商之间的关系，包括供应商选择、合同管理和供应商绩效评价等。

        建立健全集中采购和物资管理服务体系，重点加强采购策略研究，从一单一采购的服务到打捆，再到框架长协，最终形成超市集中供应。区域物资公司统筹管理采购数据和信息，包括采购数据的获取、更新、台账管理和数据分析，对各项目单位需求信息以及主要设备市场价格等商情统计报告，并组织收集能源行业的基本情况和发展趋势、行业供应商及其产品技术特点和价格波动情况，开展长协产品中长期采购策略研究，逐步实现物资采购标准化和专业化，为企业采购质量提升提供数据支持。对于专业性强，标准化高的标的物，由区域物资公司作为采购主体和合同主体负责长协产品从实施采购至商品上架，以及现场服务全过程业务运营，进行上架电子超市销售，并以此为基础，逐步向直销模式和供应商入驻形式推进区域长协业务。

        此外，在采购方案制定阶段设立供应链协调小组，协调沟通企业内部单位和供应商、编制采购文件。在采购过程中，采购管理小组和物资管理部门相继对中标/中选供应商进行审批，供应链协调小组对接外部供应商与企业内各单位，一方面提高双方沟通效率，共享信息，另一方面有利于维护供应商关系，培育战略供应商。在此期间，供应链协调小组拟定技术协议，保证合同和技术协议主体的一致性，以便更好地控制采购活动。

努力挖掘和培养战略合作供应商，准确把控供需关系，促使“竞争关系”向“合作共赢关系”转变，以实现供应链生产管理效率的最大化。健全的供应商绩效管理可以有效提高供应商的责任性，促使其不断提高供货能力。根据供应商表现对其进行综合评价，由武汉公司和基层企业共同参与评价，从基础资质、交货能力、价格、质量和服务等方面进行评价。同时依据综合评价得分有效划分供应商级别，及时告知供应商自身存在的问题与不足，帮助其不断改进，对于低于一定分值的供应商应及时与之终止合作。另一方面，实施供应商分类管理。为提高供应商关系管理效率，结合绩效评价得分将供应商划分为战略供应商、核心供应商、一般供应商三大类，并据此签订合同年限及控制风险。战略供应商应定期安排互访和经验、技术共享等会议，发展长期战略合作伙伴关系；核心供应商应经常沟通，发展长期稳定的合作关系；一般供应商主要是按需沟通，可“一单一议”。另外，战略合作供应商是企业不断优化供应链管理体系，提高集中采购管理质量和效率的关键，可以就商业数据信息共享、互帮互助、风险共担等方面进行深度合作。

        目前，大唐集团已建成了ERP信息系统和大唐电子商务平台，实现企业内部信息化管理，但在信息沟通交流和供应商信息管理方面，仍有优化空间。例如在供应商管理模块中新增后台管理界面，界面首页设置公开信息，展示供应商公司动态、企业文化、资质和电话等信息，同时授权给供应商登录系统的权限，方便其及时更新物资和订单物流信息。商品交易界面中企业与供应商可以实时进行线上沟通，就物资价格、数量和型号等进行沟通，双方满意后即可进行下单订购，系统自动生成电子交易凭证。与此同时，为找寻优质供应商合作，可在供应商管理平台上构建供应商管理数据库，实时统计供应商供货情况、订单情况、耗材质量、配送效率和入库量等相关数据，据此对供应商实现分级管理，与等级高的优质供应商建立长久、稳定的合作关系，以此提高供应商管理水平。

        大唐集团华中区域集中采购优化效益分析。区域集中采购流程实施优化管理后，供应商管理体系更加完善，尤其是供应商选择绩效评价方面，同时针对供应商实现分类管理，完善相关激励措施，与优质供应商达成战略合作关系，确保物资集中采购活动集约化进行，实现供应链的上下游一体化。大唐集团华中区域2021年采购金额为26亿元，标的数约1.2万个，至2022年8月底，采购金额17亿，标的数约8千个，通过对集中采购组织机构的调整和采购流程的优化，减少了采购环节占用的时间，招标采购周期从53天降低至45天，非招采购周期从31天降低至17天，有效降低了紧急采购次数，提高了采购整体效率；采购成本降低，节资率从16%提升至19%；在采购质量方面和采购服务方面，采购合格率有一定程度的上升，缺货率下降，供应商评价率提升，评分有所提高，服务满意度从96%上升至98%。

        通过统计分析研究，全面了解区域集中采购管理模式和采购流程现状，深入剖析其中影响采购质量和采购效率的部分，并基于供应链管理从业务和制度上提出企业集中采购模式整体优化方案，同时通过实践验证该优化方案的可靠性和有效性，在集中采购管理流程体系中不断推进和完善战略采购体系建设，并实施供应商关系管理创新，促使其不断提高服务质量，从全生命周期考虑逐步提高采购质量和效率。